Rappels ou réservations : envoi par batch (envoi automatique)

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Mise à jour : août 2022

Résumé[ ]

Nanook vous permet de communiquer avec vos abonnés pour les informer sur :

- la disponibilité d'une réservation

- l'échéance d'une réservation

- leurs prêts arrivant à échéance

- leurs prêts en retard

- l'échéance proche de leur abonnement


Vous devez d'abord rédiger des modèles de courrier que vous pourrez envoyer manuellement ou de manière automatique.

L'envoi sera réalisé automatiquement pour les mails et SMS aux usagers, sans intervention humaine nécessaire. Nanook affichera en page d'accueil un lien pour visualiser le PDF des lettres à imprimer et envoyer. Vous pourrez, à tout moment, arrêter ces envois automatiques et retourner à un fonctionnement manuel.


Paramétrage de l'envoi automatique[ ]

Il faut tout d'abord paramétrer l'envoi dans Système > Traitements > Tâches planifiées > Envois automatiques. Cliquez en bas de la page sur "Ajouter batch envoi réservations" ou rappels ou échéance abonnements selon ce que vous souhaitez paramétrer.

Batch envoi resa.PNG

Le paramétrage est similaire pour tous les envois. Quelques options précisées ci-dessous diffèrent d'un type d'envoi à l'autre. Dans cet exemple, nous allons paramétrer les réservations.


  • Nom de la règle : si Nanook ne concerne qu'un seul site, la tâche peut s'appeler "Envoi des réservations". Dans le cas des réseaux, si chaque bibliothèque gère ses propres envois (avec des fréquences différentes par exemple), il est important de nommer la règle en y insérant le nom du site (ex. "MonSite - Envoi des réservations").
  • Sélectionner le mode de déclenchement "Automatique"
  • Choisir la périodicité (dans l'exemple ci-dessous, j'ai choisi certains jours de la semaine (pas d'envoi les dimanche et lundis, jours de fermeture), peu importe la date dans le mois à 7 heures : tous les jours, tous les mois à 7h). Les envois des réservations peuvent se faire à une fréquence plus élevée (toutes les 30 minutes par exemple)
  • Sélectionner le site concerné par cet envoi (ici Nueil les Aubiers). Cette notion correspond au site que vous choisissez lors de la connexion à Nanook. C'est donc le site d'où le courrier sera émis.
  • Sélectionner le filtre. Ce filtre permettra à Nanook de définir la portée de l'envoi. Il ne générera les courriers que pour les documents (site actuel) ou les abonnés appartenant à ce filtre.
  • Sélectionner l'utilisateur (ici SuperAfi)
  • copie mail : renseignez une adresse si vous souhaitez recevoir une copie de chaque mail envoyé
  • Ignorer l'envoi postal : seuls les mails et les SMS seront concernés par le traitement
  • Pour l'envoi des réservations, il vous est possible de définir si l'envoi concerne les avis d'échéance de la réservation (encadré jaune)
  • Valider

BatchCourriersPeriodicite.png


Pour configurer un nouvel envoi automatique (pour un autre site, il suffit de revenir sur l'écran précédent et de cliquer de nouveau sur "Ajouter batch envoi réservations" ou rappels ou échéance abonnements

Batch envoi resa.PNG


A noter : le traitement des envois automatiques de réservation ne traitera pas les réservations à retirer dans un site de retrait fermé (défini au niveau du site), le compte rendu indiquera un message du type "Site de retrait fermé : x " réservations non traitées.

Options spécifiques pour les rappels de prêt[ ]

  • Filtre prêts : choisissez si vous souhaitez que le filtre choisit dans la paramètre au-dessus concerne le site de l'abonné ou le site du document. Concrètement, si vous filtrez les rappels du site Nueil les Aubiers, est-ce que vous enverrez les rappels aux abonnés inscrits sur le site de Nueil (=site de l'abonné) ou à tous les abonnés qui ont empruntés des documents sur le site de Nueil (site actuel du document)
  • Envoi rappel échéance de prêt : choisissez si vous souhaitez également envoyer automatiquement les échéances de prêt
  • Envoi rappel pour retard : et/ou les prêts en retard


Consultation du rapport d'envoi[ ]

Il faut maintenant paramétrer la page d'accueil pour que le rapport d'envoi et les PDF des lettres à imprimer s'affichent. Si vous avez activé l'affichage des lettres générées par batch sur votre page d'accueil, après chaque envoi, le rapport sera disponible sur la page d'accueil

Batch envoi liste.PNG

Sur cet exemple, on dispose des rapports d'envoi de :

  • 167 courriers de réservations depuis le 13/03/2020
  • 2 mails le 24/08/22
  • 2 mails le 23/08

...

En cliquant sur "Consulter", j'accède à la liste des envois traités jour après jour :

Batch envoi liste courrier.PNG

Attention, il peut arriver que, lors d'un envoi quotidien, il n'y ait pas de courrier à gérer ou que l'envoi ne concerne que des mails. Dans ces deux cas, Nanook ne générera pas de lien sur la page d'accueil, dans la mesure où aucune action n'est à réaliser par le bibliothécaire.

Cependant, vous pouvez toujours consulter le rapport d'envoi dans Système > Traitements > Tâches planifiées > Envoi automatique.

Pour éditer les courriers postaux, cliquez sur la ligne concernée. La fenêtre qui s'ouvre vous permet d'imprimer ou d'enregistrer le courrier au format PDF.

A la fermeture de la fenêtre, Nanook affichera le résultat des envois réalisés pour la journée en question :

Batch envoi liste PV.PNG

  • Entête : nombre de documents traités et nombre de courriers envoyés par mail et/ou papier.
  • Colonne 1 : nom du destinataire (responsable)
  • Colonne 2 : type d'envoi (Mail / Lettre / SMS)
  • Colonne 3 : statut :
    • bulle verte : envoi ok (mail envoyé ou PDF généré)
    • bulle rouge : pas d'envoi > corriger les coordonnées mail ou postale du responsable sur sa fiche abonné. Une fois les corrections faites, le courrier à l'abonné sera traité automatiquement par Nanook (lors de l'envoi automatique suivant).

Attention : une fois les courriers imprimés et le rapport consulté, il faudra penser à archiver la ligne concernée (au bout de la ligne). Attention, les lignes « archivées » ne sont plus consultables :

Batch archiver.PNG

Voir aussi[ ]

Créer des modèles de courrier Tout sur les rappels Tout sur les réservations