Rappels ou réservations : envoi par batch (envoi automatique)

Nanook peut générer automatiquement les envois (par lettre et mail) de rappel et réservation. En fonction de la fréquence paramétrée, Nanook enverra automatiquement les mails aux usagers et affichera en page d'accueil un lien pour visualiser le PDF des lettres à imprimer. Vous pourrez, à tout moment, arrêter ces envois automatiques et retourner à un fonctionnement manuel.

Paramétrage des envois

Paramétrage de l'envoi automatique

Il faut tout d'abord paramétrer l'envoi dans Système / Administration / Envois automatiques. Cliquez sur "Envoi réservations" :

Batch envoi resa.PNG

A noter : le paramétrage est similaire pour les rappels et les réservations ; dans cet exemple, nous allons paramétrer les réservations.

  • Si Nanook ne concerne qu'un seul site, il n'est pas nécessaire de renommer la règle. Dans le cas des réseaux, si chaque bibliothèque gère ses propres envois, il est important de nommer la règle en y insérant le nom du site.
  • Sélectionner le mode de déclenchement "Automatique"
  • Choisir la périodicité (dans l'exemple ci-dessous, j'ai choisi "tous les jours à 7 heures"
  • Sélectionner le site concerné par cet envoi (ici Ludothèque). Cette notion correspond au site que vous choisissez lors de la connexion à Nanook. C'est donc le site d'où le courrier sera émis.
  • Sélectionner le filtre. Ce filtre permettra à Nanook de définir la portée de l'envoi. Il ne générera les courriers que pour les documents (site actuel) ou les abonnés appartenant à ce filtre.
  • Sélectionner l'utilisateur (SuperAfi)
  • Pour l'envoi des rappels, il vous est possible de définir si l'envoi concerne les rappels ou les échéances de prêt (rond jaune)
  • Valider

Batch envoi parametrage.PNG

Pour configurer un nouvel envoi automatique (pour un autre site, il suffit de cliquer sur « Ajouter batch envoi réservations » ou « rappels »

Batch envoi new.PNG

Attention : le traitement des envois automatiques de réservation ne traitera pas les réservations à retirer dans un site de retrait fermé (défini au niveau du site), le compte rendu indiquera un message du type "Site de retrait fermé : x " réservations non traitées.

Paramétrage de la page d'accueil

Configuration de la page d'accueil

Il faut maintenant paramétrer la page d'accueil pour que le rapport d'envoi et les PDF des lettres à imprimer s'affichent.

Tout en bas de la page d'accueil (Petite maison), cliquer sur "Personnaliser la page d'accueil". Sur la page suivante, cocher la case « Afficher les courriers aux abonnés générés par batch » et validez (bas de la page) :

Batch envoi accueil.PNG

Impression des lettres postales et consultation du rapport d'envoi

Les envois automatiques sont dorénavant paramétrés. Après chaque envoi, le rapport sera disponible sur la page d'accueil :

Batch envoi liste.PNG


Gestion au quotidien

Sur cet exemple, on dispose des rapports d'envoi de :

  • 4 courriers de réservations depuis le 23 février,
  • 48 courriers de rappels depuis le 27 décembre

En cliquant sur "4 courriers de réservations", j'accède à la liste des envois traités jour après jour :

Batch envoi liste courrier.PNG

Attention, il peut arriver que, lors d'un envoi quotidien, il n'y ait pas de réservation (ou de rappel) à gérer ou que l'envoi ne concerne que des mails. Dans ces deux cas, Nanook ne générera pas de lien sur la page d'accueil, dans la mesure où aucune action n'est à réaliser par le bibliothécaire.

Cependant, vous pouvez toujours consulter le rapport d'envoi dans Système / Administration / Envoi automatique.

Pour éditer les courriers postaux, cliquez sur la ligne concernée. La fenêtre qui s'ouvre vous permet d'imprimer ou d'enregistrer le courrier au format PDF.

A la fermeture de la fenêtre, Nanook affichera le résultat des envois réalisés pour la journée en question (envois papier et mails) :

Batch envoi liste PV.PNG

  • Entête : nombre de documents traités et nombre de courriers envoyés par mail ou papier.
  • Colonne 1 : nom du destinataire (responsable)
  • Colonne 2 : type d'envoi (Mail ou Lettre)
  • Colonne 3 : statut :
    • bulle verte : envoi ok (mail envoyé ou PDF généré)
    • bulle rouge : pas d'envoi > corriger les coordonnées mail ou postale du responsable sur sa fiche abonné. Une fois les corrections faites, le courrier à l'abonné sera traité automatiquement par Nanook (lors de l'envoi automatique suivant).

Attention : une fois les courriers imprimés et le rapport consulté, il faudra penser à archiver la ligne concernée (au bout de la ligne). Attention, les lignes « archivées » ne sont plus consultables :

Batch archiver.PNG