Envoyer les lettres de rappel

De WIKI-NANOOK
Aller à : navigation, rechercher

Consulter la liste des documents concernés par un courrier de rappel[ ]

En Circulation > Rappel > Lettres de rappel, la liste présente tous les documents faisant l'objet d'un rappel :

Fiche 0004232 img screenshot040 2.jpg

La colonne "Retard" correspond au nombre de jours de retard et la colonne "Rappel à envoyer" précise le niveau de rappel qui sera envoyé.

Envoyer les courriers[ ]

Sélectionnez une ou plusieurs lignes correspondant aux documents à traiter et cliquez sur le bouton vert "Lettre de rappel" :

Fiche 0004232 img screenshot041 3.jpg

Cette pop-up permet de sélectionner la méthode d'envoi : dans cet exemple, Nanook enverra un mail à toutes les personnes possédant un mail dans leur fiche abonné. Un courrier papier sera édité pour les personnes sans mail.

Attention ! Si, dans le paramétrage des rappels, il a été décidé que l"envoi par courrier serait systématique à partir d'un certain niveau de rappel, Nanook forcera l'envoi du rappel via une lettre papier et ce, même si l'abonné possède un mail dans sa fiche abonné.

Une fois votre choix fait, validez.

Dans l'écran, Nanook vous propose d'imprimer les courriers papier (bouton "Imprimer") ou de les enregistrer en PDF (attention ! Cette étape n'apparaîtra pas si tous les envois se sont fait par mail et que personne de la liste n'était concerné par un envoi papier) :

Rappels papier.PNG

Une fois les courriers imprimés (ou enregistrés), fermer la pop-up. L'écran suivant vous propose le rapport d'envoi :

Rappels rapport.PNG

  • la première colonne (Destinataire) précise le nom de l'abonné (ou du Responsable de la carte),
  • la colonne "Type" précise le type d'envoi (mail, courrier, SMS),
  • la bulle verte précise que Nanook a pu traiter l'envoi :
    • par mail : cela signifie que le mail est bien parti de Nanook ; attention, cela ne précise pas qu'il est bien arrivé à destination (l'adresse peut être fausse ou la boîte pleine. Auquel cas, le retour de mail ne se fera pas dans Nanook mais dans la boîte mail déclarée pour l'envoi de tous vos courriers depuis Nanook : Système / Localisations / Sites).
    • par courrier : cela signifie que le courrier doit être présent dans les lettres imprimées à l'étape précédente.
  • la bulle rouge précise que l'envoi n'a pas pu être traité :
    • par mail : Nanook a détecté que l'adresse mail était mal construite (présence d'un accent, oubli du "@", pas de ".fr" etc).
    • par courrier : l'adresse postale est manquante dans la fiche de l'abonné.

En cas de bulle rouge, il suffit de renseigner l'adresse postale ou corriger (ou supprimer) l'adresse mail des fiches abonnés concernées pour que les documents soient traités lors du prochain envoi.

Voir aussi[ ]

Paramétrer les lettres de rappel

Créer un document de fusion (modèle de courrier)

Rappels ou réservations : envoi par batch (envoi automatique)