Créer un document de fusion (modèle de courrier)
Mise à jour : juillet 2023
Les documents de fusion sont les modèles de courrier (SMS, mail et courrier postal) utilisés par Nanook lors de l'édition des réservations, rappels (et échéance avant retour), lettres aux abonnés, commandes, réclamations.
Les modèles sont stockés dans le Système > Courriers > Modèles d'envoi :
Il est possible de configurer des modèles différents par groupe de bibliothèques (via le lien situé au dessus "Ajouter une configuration pour un site"). Si vous utilisez un modèle unique pour toutes les bibliothèques, vous utiliserez le regroupement "Tous les sites" (par défaut).
Pour accéder à la liste des modèles disponibles et pour en créer de nouveaux, cliquez sur le petit "plus" situé à droite de chaque libellé :
La liste des modèles est la suivante :
Nouvelle inscription : utilisé via Abonnés > Courrier > Nouvelle inscription (voir Nouvelle inscription)
- Lettre aux abonnés : utilisée via Abonnés > Courrier > Lettres aux abonnés (voir Lettre aux abonnés)
- Lettre de rappel échéance réservation : pour informer un abonné que sa réservation va être remise en circulation (voir Paramétrer les lettres de réservation)
- Lettre de réservation
- Lettres d'annulation de réservation : pour informer un abonné que sa réservation a été annulée (voir Réservations introuvables en rayon)
- Circulation courriel prêts en cours : modèle utilisé pour envoyer la liste des prêts en cours en cliquant sur Mail depuis le module Circulation
- Circulation courriel prêts en cours (plusieurs emprunteurs) : modèle utilisé pour envoyer la liste des prêts en cours en cliquant sur mail depuis le module Circulation lorsque vous envoyez la liste pour plusieurs titulaires ou membres
- Lettre de rappel échéance prêt : pour prévenir les abonnés, quelques jours en amont, qu'ils ont des documents à rendre (voir Echéance des prêts)
- Lettre de rappel échéance prêt collectivités : pour prévenir les abonnés Collectivités, quelques jours en amont, qu'ils ont des documents à rendre (voir Echéance des prêts)
- Lettre de rappel
- Lettre de rappel Collectivités
- Lettre de réabonnement : pour informer un abonné de l'échéance prochaine de son abonnement (voir Avis de réabonnement)
- Lettres d'information de l'abonné pour sa suggestion : pour informer un abonné de la réponse faite à sa suggestion (voir Réponse à la suggestion d'achat d'un abonné)
- Commande : pour éditer une commande de documents
- Réclamation non réception périodiques : pour envoyer une relance au fournisseur (depuis le module du bulletinage)
- Réclamation commande : pour réclamer une liste de documents non reçus au fournisseur (depuis la commande)
- Ticket règlement prestations : pour paramétrer le ticket de reçu de paiement lorsque vous encaissez une prestation
Pour les lettres aux abonnés, réservations, rappels et échéances des prêt, en fonction de vos modes d'envoi, il faudra paramétrer un modèle par mode d'envoi : SMS, mail et / ou courrier postal :
Dans cet exemple, les rappels 1 et 2 peuvent partir par mail ou courrier postal alors que les rappels 3 et 4 seront nécessairement édités sous forme de courrier postal car il n'y a pas de modèle de mails 3 et 4.
Pour créer un nouveau modèle, cliquez sur le lien "Créer un document de fusion" face au type de modèle et mode d'envoi de votre choix. Puis donnez un nom au document avant de cliquer sur "Créer" en bas de la page :
NB : lorsque vous créez un document à envoyer par mail, un champ supplémentaire "Objet" apparaît. Il vous permet de saisir précisément l'objet du mail qui sera envoyé à vos abonnés. C'est un champ obligatoire pour éviter d'envoyer des mails sans objet.
Une fois le document créé, pour accéder à la rédaction, cliquez sur "Modifier" (bas de page).
Rédaction du courrier[ ]
Vous accédez à cet écran :
- En jaune, la zone de rédaction (texte, image)
- En rouge, le vocabulaire de fusion (voir ci-dessous)
- En vert, le bouton d'insertion d'une image
Attention, même si cet utilitaire ressemble à un logiciel de traitement de texte, il n'en a que l'apparence : la mise en page est gérée par un éditeur de gestion de contenu (puisque Nanook est un site web) et la disposition des éléments (texte et images) pourra évoluée en fonction du support sur lequel le message sera délivré (ordinateur, téléphone, papier).
Lors de la rédaction, certaines zones de texte seront remplies automatiquement par Nanook en fonction des abonnés auxquels vous vous adressez. Par exemple :
- la civilité (madame / monsieur),
- le nom de l'abonné et son adresse,
- la liste des documents en retard ou réservés...
Ces zones de texte correspondent au vocabulaire de fusion (flèche rouge ci-dessus). L'utilisation de ces champs est décrite plus loin.
Commencez par saisir votre texte, à la chaîne (sans mise en forme)
La mise en forme du texte se fait, en sélectionnant le texte et en cliquant sur les icônes situées en haut de page (gras, souligné, italique).
Attention, pour décaler le texte vers la droite (adresse, signature), sélectionnez la ligne correspondante et cliquez autant de fois que nécessaire sur l'icône de "tabulation" : la flèche rouge montre l'icône permettant de décaler de texte vers la droite. Pour décaler le texte vers la gauche, il faut cliquer sur l'icône de gauche :
Attention, encore une fois, il ne s'agit pas d'un logiciel de traitement de texte : il faudra donc faire des tests d'impression pour "caler" l'adresse du destinataire dans la fenêtre d'une enveloppe, par exemple.
Intégrer le vocabulaire de fusion[ ]
Il s'agit maintenant d'intégrer au courrier les champ de fusion qui seront remplis automatiquement par Nanook.
Pour intégrer le nom et le prénom de l'abonné : se positionner sur la ligne où vous souhaitez faire apparaître ce champ, puis, naviguez dans les dossiers du vocabulaire pour sélectionner le libellé correspondant : dans cet exemple, nous avons d'abord ajouter le nom du responsable puis son prénom (avec un espace entre les 2 termes) :
Le vocabulaire suivant correspond à :
- coordonnées de la bibliothèque qui édite le document (en rouge),
- date d'édition du document (en jaune),
- coordonnées du responsable de la famille a qui est envoyé le document (en vert) :
Les dossiers "Réservations" et "Prêts en cours" sont utilisés pour les courriers de réservation et rappel. Pour générer automatiquement le tableau, cliquez sur le nom du dossier :
Pour supprimer les colonnes qui ne vous sont pas utiles, faites un clic droit dans la colonne puis suivez le chemin : Colonnes / Supprimer les colonnes :
Attention, concernant le vocabulaire de fusion pour les réservations et les rappels, chaque ligne du tableau correspondra à un document réservé ou en retard. C'est la raison pour laquelle le vocabulaire est construit de cette façon : @COL!RESA_DOC@. A contrario, si vous sélectionnez le vocabulaire "Document" dans le contenu du dossier, le champ qui s'affichera sera @RESA_DOC@ : le tableau ne sera pas généré mais surtout que seul le premier document trouvé par Nanook sera sélectionné. Par exemple, si 5 documents sont à réclamer, seul le premier sera édité dans le courrier. Veillez donc bien à ce que le vocabulaire inséré comprenne bien "COL!".
Une fois le modèle finalisé, il est conseillé de le tester avant un envoi en nombre (via une réservation factice, une lettre aux abonnés à soi-même ou via un envoi de rappel qui sera annulé par la suite - en modifiant (le temps du test) l'adresse mail de l'usager s'il s'agit d'un envoi par mail).
Intégrer des images[ ]
Pour commencer, placer votre curseur à l'endroit où vous souhaitez déposer l'image (ici, en rouge, je souhaite intégrer le logo) et cliquez sur le bouton d'ajout d'image (en vert) :
Dans la pop-up qui s'ouvre, coller l'URL d'une image trouvée sur internet. Si elle n'est pas disponible, vous pouvez la charger, au préalable,dans votre portail Bokeh). Attention, si vous choisissez de stocker l'image sur le serveur (gros bouton bleu), lors d'un envoi de mail, l'image ne s'affichera pas dans le corps du mail mais sera disponible en pièce jointe) :
- Saisissez ensuite un texte de remplacement (flèche verte). Ce texte s'affichera à la place de l'image si celle-ci n'est pas éditée.
- Si vous souhaitez retoucher la taille de l'image, modifiez la largeur et la hauteur (en jaune). Attention néanmoins à ce que le cadenas (flèche jaune) soit bien fermé (et non ouvert), faite de quoi l'image serait déformée (le cadenas conserve les proportions).
- L'alignement permet de positionner l'image par rapport au texte qui l'entoure :
- Non défini : l'image sera au dessus- ou en dessous du texte
- Gauche : l'image sera positionnée à gauche du texte
- Droite : elle sera à droite
- Le champ "Preview" (bulle verte) permet d'avoir une idée de la taille et de la position de l'image avant validation).
Cliquez sur OK pour valider.
Le résultat ci-dessous montre que l'image est correctement positionnée, cependant, le texte est collé au logo. Pour les espacer, il faut retourner dans le gestionnaire d'image. Pour cela, sélectionnez l'image en cliquant dessus puis cliquer sur le bouton d'ajout d'image :
Dans la pop-up, j'ajoute un espacement horizontal de 10 pixels qui aura pour effet d'ajouter un espace à gauche et à droite de l'image. Le comportement sera semblable avec une marge verticale pour ajouter un espace au dessus et en dessous de l'image :
Voici le document finalisé :
Tester le modèle[ ]
Il est possible de tester le modèle depuis la page de saisie du nom du modèle :
Cependant, ce test ne prends pas en compte le vocabulaire de fusion. Il ne vous donnera qu'une idée de la disposition des éléments.
Il est donc conseillé de le tester avant un envoi en nombre (via une réservation factice, une lettre aux abonnés à soi-même ou via un envoi de rappel qui sera annulé par la suite - en modifiant (le temps du test) l'adresse mail de l'usager s'il s'agit d'un envoi par mail).
Voir aussi[ ]
Modèles de fusion (avec codes source)
Ne pas imprimer les entêtes et pied de page dans l'édition des courriers